以前、ショートカットを登録して作業を効率化するという記事でも書いていたのですが、基本的にパソコンでの作業はマウス操作よりキーボード操作した方が圧倒的に早いです。
私もキーボード操作を意識して、1秒でも早く仕事を終わらせるつもりで作業しています。
その主張にピッタリな本を発見したので、その本の紹介とエクセルテクニックを記します。
この類の本は「vloockup」関数やら「ピボットテーブル」の使い方やらの照会をするハウツーものが多いです。
本書はタイトルの通り、機能紹介では無くExcel作業の高速化を目的にしています。
その為、Excelにある程度熟知している人でも読む価値があります。
この本自体が超速
この本そのものもレイアウトに工夫が凝らされていて、非常に効率よく読み進めることが可能です。
知っているテクニックは飛ばせば良いですし、知らないテクニックもタイトルと要点だけ読めば済むようになっています。
全てのページが見開き単位で全く同じレイアウトになっているので、この本自体が超速で読むことが可能となっています。
200ページ弱の本ですが、私は一時間弱で読み終わりました。
この超速で読めるっぷりについては実際に手に取って確認してください。
Excelテクニック
ここからは私の知らなかった or 知っていると便利と思っているExcelテクニックとショートカットの照会になります。
マウスを使わずにExcelを一発起動する
ショートカットを登録して作業を効率化するの記事の通り、パスを通すやり方でも良いんですが、ファイルのプロパティからショートカットキー登録する事が可能です。
これはExcelに限ったものではありません。
覚えられるならこちらの方がパスを通すより早いかもしれません。
リボンの非表示化
CTRL+F1でリボンの非表示化、もう一度行うと再表示します。
画面を大きくみたい場合等によく使いますが、マークをクリックするより早いです。
URLやメールアドレスを自動リンクさせない方法
Excelに限らず、OfficeはURLやメールアドレスを記述すると勝手にリンク化します(下線付きの青字になるやつです)
特にパワーポイント資料の作成の時にうっとおしい仕様です。
また、作業ファイルの場合は意図せずブラウザが開くなど、操作ミスを誘発しかねません。
オプション > 文書校正 > オートコレクトのオプション > 入力オートフォーマットタブ > 「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」のチェックをオフ
とすることで、リンク化しないように設定する事が可能です。
データをボタン一つでグラフ化する
ただのショートカットキーの照会なんですが、範囲選択してF11を押すと別シートに即グラフを作成してくれます。
その後でグラフの種類の変更や軸の設定を行えば良いのです。
知りませんでした…。
図や写真はファイルから挿入する
そのままシートにコピペできるのですが、メニューから挿入したほうがファイルサイズが小さくて済むそうです。
その他ショートカットキーの照会
本書を読んで知った or 私が便利だと思っているショートカットキーの一覧です。
勿論他にも便利なショートカットキーはありますが、個人的にあまりにも日常的に使いそうなやつは省いてます。
| CTRL + 1 | 「セルの書式設定」を開く |
| CTRL + +(キーのプラス) | 今日の日付を入力 |
| CTRL + * | 現在の時刻を入力 |
| Shift + Space | 行(横)の選択 |
| CTRL + Space | 列(縦)の選択 |
| CTRL + Shift + +(キープラス) | セルの挿入 |
| CTRL + – | セルの削除 |
| CTRL + 9 | 行(横)の非表示 |
| CTRL + Shift + 9 | 行(横)の再表示 |
| CTRL + 0 | 列(縦)の非表示 |
| CTRL + Shift + 0 | 列(縦)の再表示 |
| CTRL + Shift + 6 | 外枠罫線の表示 |
| CTRL + Shift + _ | 外枠罫線の削除 |
| Shift + F3 | 関数の挿入(用途で検索可能なので、 関数を忘れた時などに便利) |
| Alt + Shift + = | 範囲指定後、sumが計算 |
| CTRL + Shift + @ | ブック内の数式を表示、非表示 |
終わりに
ExcelやPowerPointは日常的に使っているので、ある程度使えている気になっていて、こういった本は読んできませんでした。
自分がExcelを使いこなしているなど、本当に思い込み甚だしいという事です。
所要時間短時間でこれから先の効率を上げることが可能ですので、非常に有意義です。
著者の岡田光弘 さんは別の本も書いているみたいなのでそちらも読んでみようと思っています。